Wie we zijn
Spaicely is een dienst van Vuurpijl Beheer B.V., Lagedijk 11A, 2064 KV Spaarndam, KVK 34108141. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Vragen over privacy stel je via info@spaicely.com; we antwoorden binnen een maand, meestal veel sneller. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; die is voor een bedrijf van onze omvang niet verplicht.
Welke gegevens, en waarom
Per onderdeel staat erbij op welke grond uit de AVG we de gegevens verwerken. Spaicely is nog in opbouw: wat hieronder staat, draait nu. Komt er iets bij, dan passen we deze verklaring eerst aan.
Wachtlijst
Als je je aanmeldt, bewaren we je e-mailadres, de taal en de regio van de pagina waar je je aanmeldde, en wanneer je bevestigde. Je krijgt eerst een mail om je aanmelding te bevestigen; zonder bevestiging sturen we niets meer. In elke mail staat een link om je af te melden. Grond: jouw toestemming.
Account
Voor een account bewaren we je e-mailadres, je naam en je voorkeurstaal. Je logt in met een passkey, een link per mail of je account bij Google, Apple of Microsoft; we hebben geen wachtwoorden. Log je in via Google, Apple of Microsoft, dan krijgen we van hen alleen je naam, je e-mailadres en een vast nummer voor je account daar; dat nummer bewaren we om je te herkennen. Apple kan een doorstuuradres geven in plaats van je eigen adres. Wat je bij die diensten doet, zien we niet. Van een passkey bewaren we alleen de publieke sleutel, nooit iets waarmee je kunt inloggen. Per sessie bewaren we wanneer je inlogde en wanneer je voor het laatst actief was. We leggen ook vast welke versie van de algemene voorwaarden je accepteerde en wanneer. Grond: de overeenkomst met jou.
Houdergegevens bij een domeinnaam
Wie een domeinnaam registreert, moet de houder opgeven: naam, eventueel organisatie, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Die gegevens geven we door aan het register van de extensie en aan de registrar, omdat registreren anders niet kan. Sommige registers tonen een beperkt deel ervan publiek in WHOIS of RDAP; voor particulieren is dat bij de meeste extensies afgeschermd. Grond: de overeenkomst met jou.
Verhuiscodes
Verhuis je een domeinnaam naar ons, dan geef je een verhuiscode (autorisatiecode) op. Die bewaren we versleuteld en we verwijderen hem zodra de verhuizing klaar is of wordt afgebroken. Grond: de overeenkomst met jou.
Betalen en facturen
Om te betalen bewaren we het factuuradres van je account, of het een bedrijf is en, als je dat opgeeft, het btw-nummer. Een btw-nummer controleren we bij VIES van de Europese Commissie; we bewaren de naam die VIES teruggeeft en wanneer we keken. Je betaalt bij Stripe: je kaart- of bankgegevens komen alleen bij Stripe, wij zien alleen of en wanneer er betaald is. Betaal je een domeinnaam of leg je een betaalmethode vast, dan bewaart Stripe de kaart of incassomachtiging voor automatisch verlengen; wij bewaren alleen een omschrijving zoals het merk en de laatste vier cijfers, en halen hem bij Stripe weg zodra je hem verwijdert. Van elke betaling maken we een factuur met je naam, adres en wat je kocht. Grond: de overeenkomst met jou, en voor facturen de wettelijke bewaarplicht.
Gekoppelde AI's
Koppel je je eigen AI aan Spaicely, dan bewaren we welke toepassing dat is, voor welk account en welke sites, en welke rechten je gaf. De sleutels zelf bewaren we alleen als hash. Wat een gekoppelde AI of een mens in je account doet, leggen we vast in een logboek, zodat je later kunt zien wie wat deed. Grond: de overeenkomst met jou en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst. Een handeling waarvoor je AI eerst jouw goedkeuring vraagt, bewaren we versleuteld met alles wat de AI meestuurde, tot 90 dagen na de aanvraag.
Domeinnaam zoeken
Zoeken kan zonder account. De snelle controle doet je eigen browser: die vraagt bij Cloudflare (DNS over HTTPS) of de namen nameservers hebben. Cloudflare ziet daarbij je IP-adres en de gezochte namen; volgens Cloudflare wordt je IP-adres binnen 25 uur gewist en niet verkocht of voor reclame gebruikt. De namen die vrij lijken, vragen wij daarna op bij de openbare opzoekdiensten van de registers (RDAP). We onthouden dat antwoord tien minuten, zodat we het register niet steeds opnieuw vragen. Je IP-adres gebruiken we alleen om te veel verzoeken tegen te houden. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een snelle, werkende en eerlijk verdeelde dienst.
Bezoekersstatistieken
Op spaicely.com gebruiken we Google Analytics, maar alleen als je daar in de cookiemelding akkoord op geeft. Zonder akkoord laden we het niet. Je IP-adres wordt geanonimiseerd. Grond: jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken via de link Cookies onderaan elke pagina.
Mail je ons, bijvoorbeeld op info@spaicely.com, dan bewaren we je bericht en ons antwoord zolang dat nodig is om je te helpen. Mails die wij versturen (bevestigingen, inloglinks, berichten over je domein) gaan via onze eigen maildienst Euromailing. Grond: de overeenkomst met jou of ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden.
Meldingen van illegale inhoud
Meld je via het meldpunt of abuse@spaicely.com inhoud op een site die bij ons staat, dan bewaren we het adres van die inhoud, je uitleg, je naam en e-mailadres, de taal en ons besluit. Bij een melding van seksueel misbruik van kinderen zijn naam en e-mailadres niet nodig. We gebruiken je gegevens om de melding te beoordelen en je de ontvangst en ons besluit te mailen. De eigenaar van de site krijgt je naam en adres niet; die geven we alleen aan politie of justitie als de wet ons daartoe verplicht. Grond: de wettelijke plicht uit de Digital Services Act om meldingen te behandelen.
Bezoekers van sites die bij ons staan
Bezoek je een site die Spaicely host, dan is de eigenaar van die site verantwoordelijk voor jouw gegevens. Wij verwerken ze alleen in opdracht van die eigenaar en gebruiken ze nergens anders voor. Vragen over je gegevens stel je daarom aan de eigenaar van de site; komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door. Met elke klant leggen we dit vast in een verwerkersovereenkomst.
De pagina's
Bunny (Slovenië) levert de pagina's vanaf servers op veel plekken in de wereld, zodat een site overal snel laadt. Daarvoor is je IP-adres nodig, en Bunny houdt dat korte tijd bij in een logboek voor beveiliging en storingen. Wij zetten zelf geen cookies op de sites van klanten. Zet de eigenaar analytics of een andere dienst op zijn site, dan staat dat in de privacyverklaring van die site.
Formulieren
Stuur je een bericht via een contactformulier, dan mailen we het naar het adres van de eigenaar, met jouw adres als antwoordadres. Het bericht zelf bewaren we standaard niet; we tellen alleen hoeveel berichten er binnenkwamen. Meld je je aan voor een lijst, dan bewaren we je e-mailadres en, als je die invult, je naam. De eigenaar ziet je pas als je je adres via onze mail hebt bevestigd, en krijgt bij elk adres een link waarmee je je afmeldt. Bevestig je niet of meld je je af, dan wissen we je gegevens na 30 dagen; gaat de site weg, dan meteen. Vraag je een download aan, dan mailen we wat je invult op dezelfde manier naar de eigenaar en sturen we jou een downloadlink. Ook dat bewaren we standaard niet; alleen de link houden we bij tot hij verloopt, zonder jouw gegevens. Vraag je een kortingscode aan, dan gaat het net zo: de eigenaar krijgt wat je invult en welke code je kreeg, jij krijgt de code. Bij een lijst met codes onthouden we alleen wanneer een code is uitgegeven, niet aan wie. Heeft de eigenaar bij het formulier aangezet dat inzendingen bewaard worden, dan bewaren we wat je invult (en welke code je kreeg) zodat de eigenaar het in ons dashboard terugziet; de eigenaar kan het eerder weghalen, en na een jaar wissen wij het. Je IP-adres gebruiken we alleen om misbruik tegen te gaan: het staat een paar minuten in het geheugen van de server en komt niet in een database. Formulieren draaien bij Hetzner in Duitsland, de mail gaat via Euromailing.
Bestellingen
Bestel je iets in een webwinkel die bij ons staat, dan betaal je via Stripe (Ierland) rechtstreeks aan de eigenaar van de winkel; je betaalgegevens zien wij niet. Wij bewaren wat je bestelde, het bedrag, en je naam, e-mailadres en afleveradres, en mailen die naar de eigenaar zodat hij kan leveren. Je naam en adressen wissen we 90 dagen na de betaling; de eigenaar heeft ze dan in zijn mail en in Stripe, waar hij ze bewaart zolang de wet dat van hem vraagt. Een bestelling die je niet afrekent, wissen we na 30 dagen. Betaal je via een formulier voor een download of code, dan gaat het net zo: wat je invulde en de code die je kreeg, bewaren we bij de betaling en wissen we na dezelfde 90 dagen. Doneer je via een donatieformulier, dan gaat het net zo: je betaalt de eigenaar via Stripe, wij bewaren bedrag, naam, e-mailadres en bericht en wissen naam en e-mailadres na 90 dagen. Vink je aan dat je naam en bericht op de site mogen, dan staan die daar tot het formulier weg is, en uiterlijk een jaar na de laatste dag van het formulier.
Mail aan een doorgestuurd adres
Mail je een adres op het domein van een klant dat wij doorsturen, zoals info@, dan gaat je mail via onze maildienst Euromailing naar de mailbox van die klant. Daarvoor lezen we afzender, ontvanger, onderwerp en inhoud, en controleren we de mail op spam, oplichting en riskante bijlagen; zo'n mail sturen we niet door, en de klant kan die bekijken en alsnog laten doorsturen. We bewaren de mail 30 dagen en wissen hem daarna; dat we hem afleverden, houden we bij voor statistiek, zonder de inhoud. De klant is verantwoordelijk voor wat er met je mail gebeurt, wij zijn verwerker. Grond: het gerechtvaardigd belang van de klant om mail op zijn domein te ontvangen, en ons belang om misbruik tegen te gaan.
Met wie we gegevens delen
Alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, en met elk van hen hebben we afspraken over vertrouwelijkheid. Hetzner (Duitsland) levert onze servers en databases. Euromailing (onze eigen maildienst, servers in de EU) verstuurt en ontvangt mail. Bunny (Slovenië) host de sites van klanten. Realtime Register (Nederland) registreert en verhuist domeinnamen en krijgt daarvoor de houdergegevens. Stripe (Ierland) verwerkt betalingen; je kaartgegevens komen alleen bij Stripe, nooit bij ons. Google bewaart de reservekopieën van onze databases (Google Drive) en levert, alleen met jouw toestemming, Google Analytics. Registers zoals SIDN (.nl), EURid (.eu) en Verisign (.com) krijgen de gezochte namen en, bij registratie, de houdergegevens. De Europese Commissie (VIES) krijgt btw-nummers die we controleren. We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor reclame.
Buiten de Europese Unie
We houden gegevens zoveel mogelijk in de EU. Google en Stripe kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken; dat gebeurt onder het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Registers van extensies buiten de EU, zoals .com, staan zelf buiten de EU; daar gaan houdergegevens alleen heen als je zo'n extensie registreert.
Hoe lang we gegevens bewaren
Wachtlijst: tot je je afmeldt, en uiterlijk tot 1 november 2027, een jaar nadat Spaicely voor iedereen openging. Een aanmelding die je niet bevestigt, verwijderen we na 30 dagen. Account: zolang je account bestaat; daarna verwijderen we het binnen 30 dagen. Houdergegevens: zolang de domeinnaam bij ons staat. Meldingen van illegale inhoud: een jaar na ons besluit, daarna verwijderen we ze automatisch. Facturen en wat daarvoor nodig is bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat eist. Logboeken van de servers bewaren we kort, alleen voor beveiliging en het oplossen van storingen. Reservekopieën worden na verloop van tijd vanzelf overschreven.
Cookies en lokale opslag
In de app zetten we één cookie dat je ingelogd houdt; zonder kan de dienst niet werken. Op spaicely.com onthoudt je browser je keuze voor taal, licht of donker en de cookiemelding zelf in lokale opslag; dat blijft op je eigen apparaat. Cookies van Google Analytics komen er alleen na je akkoord.
Je eigen AI
Spaicely werkt met de AI die jij kiest, zoals Claude, ChatGPT of Gemini. Wat je in dat gesprek typt en wat die AI ermee doet, valt onder de voorwaarden en het privacybeleid van die aanbieder, niet onder die van ons. Wij ontvangen alleen wat de AI via onze koppeling aan Spaicely vraagt of doorgeeft.
Beveiliging
Inloggen gaat met passkeys of eenmalige links, dus er zijn geen wachtwoorden die kunnen uitlekken. Alle verbindingen zijn versleuteld met TLS. Sleutels van gekoppelde AI's bewaren we als hash en verhuiscodes versleuteld. Beheerders van Spaicely kunnen alleen iets wijzigen kort nadat ze met een passkey hebben ingelogd.
Jouw rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Je kunt de verwerking laten beperken, bezwaar maken, je gegevens in een gangbaar formaat meekrijgen en een gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@spaicely.com; we kunnen je vragen te bevestigen dat het verzoek van jou komt. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Als Spaicely groeit, verandert deze verklaring mee. De datum bovenaan zegt wanneer hij voor het laatst is aangepast. Gaat er iets wezenlijks veranderen voor mensen met een account, dan mailen we dat vooraf.